Nelle organizzazioni regolamentate si incontra spesso un comportamento automatico: se qualcosa non funziona, si interviene con un corso. In caso di errore operativo si ricorre alla formazione, se si presenta una deviazione, è tempo di un aggiornamento, c’è una non conformità che viene ripetuta? È il momento di un Retraining.

La soluzione, per quanto logica in teoria, non sempre si dimostra efficace e si nota che dopo numerosi retraining lo stesso problema riemerge. Serve quindi un cambio di prospettiva e di ragionamento, perchè se la quantità di formazione erogata si può definire sufficiente, la mancanza che porta al ripresentarsi dell’errore si deve trovare quindi nella qualità della formazione che mostra delle lacune nella modalità in cui è condotta e comunicata.

Il problema non è il contenuto

Andiamo quindi a individuare una prima problematica della qualità di questi corsi nella comunicazione, dato che, specialmente nel mondo delle Life Sciences, i trainer interni sono professionisti altamente qualificati che conoscono normative procedure e rischi. Il punto critico non è quindi ciò che questi formatori esperti sanno ma ciò che riescono a trasferire, perchè l’apprendimento degli adulti (andragogia) è una materia ed una skill a sé, che può essere insegnata ed allenata ma che non va data per scontata.

Essere competenti tecnicamente non significa possedere competenze per gestire un’aula o progettare una formazione “accattivante” e la differenza è spesso grande quanto la differenza fra un corso che rimane, creando interesse e svariati retraining ripetuti e ripetitivi che non riescono ad evitare la ripetizione del solito errore X.

La ricerca sull’apprendimento adulto è chiara: l’adulto apprende quando comprende il senso di ciò che sta facendo e quando è coinvolto attivamente nel processo e non è costretto a ri-seguire, passivamente, una sequela di slide anonime. Malcolm Knowles lo sintetizza così:

“Adults need to know why they need to learn something before undertaking to learn it.” — Malcolm Knowles

“Knowles, M. S., Holton, E. F., & Swanson, R. A. (2015). The Adult Learner (8th ed.). Routledge.”

Gli adulti hanno bisogno di sapere perché devono imparare qualcosa, se questo “perché” non è esplicitato, l’attenzione cala e se il coinvolgimento manca, l’apprendimento resta superficiale.

Quando la formazione non diventa comportamento

Un corso può essere chiaro, ordinato e corretto dal punto di vista tecnico ma non riuscire ad andare a modificare le decisioni operative. Perchè?

Andiamo a individuare quindi una seconda problematica, ovvero che sapere qualcosa non equivale a saperlo applicare in condizioni reali, un conto è conoscere un argomento, ed un conto è saper applicare questa conoscenza in caso di pressione, urgenza, conflitto tra reparti o ambiguità interpretative.

Senza esperienza e riflessione, la conoscenza non si consolida.E anche se l’esperienza è positiva, non è sufficiente.

Come ricorda Kirkpatrick:

“…even the most well-designed and well-received training programs are of little use unless what is learned in training gets implemented on the job.”

“An Introduction to The New World Kirkpatrick® Model (Jim Kirkpatrick & Wendy Kayser Kirkpatrick, Oct 2022), p. 3″

Un corso può piacere e può essere apprezzato ma se ciò che viene proposto non si riesce a implementarlo nel lavoro di tutti i giorni, facendolo diventare quasi un automatismo, ha praticamente valore nullo e si torna al punto di partenza, andando a preparare l’ennesimo, inutile, retraining.

Per questo per un formatore che vuole assicurarsi di fare un buon lavoro è fondamentale capire che efficacia di un training e gradimento di un training sono due cose estremamente diverse e che è imprescindibile avere a disposizione metodi e strumenti per capire se il corso è stato davvero efficace.

Il cambio di prospettiva: formare chi insegna

Alla luce di queste problematiche si capisce che diventa necessario smettere di limitarsi a chiedersi come migliorare i partecipanti ma iniziare a interrogarsi su come preparare meglio chi tiene l’aula. E da questo ragionamento nasce l’idea ” Train the Trainer”, ovvero Formare i Formatori“, un percorso sulla responsabilità di chi trasmette le conoscenze, che deve sviluppare:

• principi di andragogia
• progettazione didattica orientata agli obiettivi
• coerenza tra metodo e risultato atteso
• gestione delle dinamiche di aula
• valutazione reale dell’apprendimento

Esempi dal laboratorio di Incrementum Factory

Quando il retraining non chiude davvero il problema

In alcune aziende abbiamo osservato lo schema di cui abbiamo parlato in precedenza ripetersi come un ciclo continua composto da:

• aggiornamento continuo
• firma registrata
• problema formalmente risolto

Nei mesi successivi riemergono, però, errori analoghi e lavorando con i formatori interni emerge un aspetto, che a posteriori sembra ovvio, ovvero che i contenuti erano corretti, ma non erano progettati per essere applicati, nessuna simulazione decisionale, nessuna esplicitazione dei criteri e nessun confronto su casi reali.

L’idea del Train the Trainer è di intervenire proprio qui, andando a trasformare una spiegazione passiva in un processo di elaborazione attiva.

Conclusione

Quando la formazione viene progettata con consapevolezza e criterio, i risultati si vedono nel tempo:

• Meno retraining ripetuti
• Maggiore coerenza tra funzioni
• Maggiore chiarezza nei criteri decisionali
• Meno apprendimento “formale”, più apprendimento applicato

La formazione smette di essere una forzatura e diventa un allenamento in sicurezza dove mettere alla prova le conoscenze preparandosi a metterle in atto. Ed i formatori possono sfruttare la loro formazione, trasmettendola in maniera adeguata e funzionale.